Бизнес-тревел: участники рынка обсуждают тенденции и ждут перемен

В московском отеле Ritz-Carlton прошла встреча необычного формата. На бизнес-завтрак собрались руководители служб протокола крупнейших российских компаний, представители тревел-агентств и гостиниц. Речь шла о поиске оптимальных путей взаимодействия при организации корпоративных поездок и новых тенденциях MICE-туризма.

Тревел-менеджмент – эффективное управление тревел-бюджетом. Российские компании извлекли из кризиса урок: они научились экономить бюджеты на командировки и корпоративные выезды, не снижая их числа. Travel-policy – политика, предусматривающая четкий регламент расходов на все служебные выезды, стала не только вырабатываться компаниями, но успешно реализовываться на практике, рассказала Тагиля Михайлова, начальник управления протокола ОАО «Промсвязьбанк». Объемы командировок в банке велики: только из филиалов в Москву ежегодно приезжают 800-900 человек. С началом кризиса служба протокола вынуждена была урезать расходы, не сокращая числа поездок. Было введено прямое секвестирование, как, например, запрет на перемещение бизнес-классом для руководителей филиалов. Кроме того, служба протокола тщательно исследовала, какими авиакомпаниями пользуются сотрудники, в каких отелях расселяются. Оказалось, что одно только упорядочение процесса выбора гостиниц позволило банку сэкономить огромные деньги, при этом качество размещения не пострадало, как сказала Тагиля Михайлова, все сотрудники становятся гостями «достойных отелей». Следование travel-policy, то есть учет каждой «мелочи» при освоении бюджета на служебные поездки позволил компании сэкономить 20-30% средств, выделенных на командировки.

Тревел-агентства – теперь уже не просто банальные посредники между корпорациями с одной стороны, перевозчиками и гостиницами - с другой. По выражению генерального директора компании Continent Express Станислава Костяшкина, агентства осуществляют функции эффективного управления тревел-бюджетом, выступают в роли «стража на воротах экономии средств компании». «Грамотное агентство способно сэкономить от 15% до 40% расходов компании на командировки», - утверждает г-н Костяшкин. И исполнительный директор компании FCm Travel Solution, Россия Ольга Белюсенко считает, что главная часть работы корпоративных тревел-агентств – это экспертная оценка расходования бюджета, исходя из анализа рынка деловых поездок. Именно за это, подчеркивает г-жа Белюсенко, агентству платят клиенты. Примечательно, что оба спикера выступали за прозрачность финансовых отношений с компаниями-партнерами: агентства не скрывают, сколько денег клиентов ушло на размещение, транспорт и другие услуги, при этом даже возвращают заказчикам агентские комиссионные, которые выплачивают им гостиницы и перевозчики, а компании-клиенты платят фиксированное вознаграждение агентствам. Это схема management fee, которую в тревел-агентствах считают наиболее прогрессивной по отношению к service fee – то есть сборов агентства и transaction-fee – когда установленную сумму агентство берет с компании за каждую транзакцию.

Можно ли сэкономить на гостиницах? По мнению директора по продажам Marriott International в России Оксаны Леоненко, сэкономить на размещении корпорациям в наступающем году будет сложно: с ростом спроса растут и цены на размещение. Рост спроса, по словам эксперта, уже отмечен повсеместно, и в 2011 году он продолжится. Потребление гостиничных услуг наиболее быстрыми темпами будет расти в динамично развивающихся регионах: Китае, Индии, странах Ближнего Востока. По данным компании Advito, средняя цифра роста цен на гостиничные услуги – от 5% до 10%. Рост цен по регионам может быть следующим: 6% - в Латинской Америке, 5% - Азиатско-Тихоокеанский регион, 4,5% - на Ближнем Востоке, 4% - в Африке, 2,5% - в европейских странах. При этом на самых популярных направлениях деловых поездок цены будут подниматься еще стремительнее: в Нью-Йорке – на 13%, Сингапуре – на 8%, Лондоне – на 7%. К популярным бизнес-направлениям отнесена и Москва. Оксана Леоненко считает, что переговоры с отельерами по снижению цены на деловые поездки на этих направлениях вряд ли будет иметь успех, и советует клиентам, по-возможности, выбирать другие города и страны для корпоративных мероприятий.

Оксана Леоненко дала характеристику наиболее часто используемым тарифам.

Last Room Availability - специальная цена клиента, которая действительна всегда, когда в отеле есть свободные номера, за исключением ранее оговоренных дат повышенной загруженности гостиницы;

Non-Last Room Availability – специальная цена клиента, действительна в большинстве случаев. Отель оставляет за собой право закрыть тариф по достижению определенной загрузки. Трудно предугадать и бюджетировать. Тариф ниже LRA.

Commsionable rate (LRA или Non LRA) – в некоторых случаях отель идет на трехсторонние переговоры: клиент- агентство-отель) и предлагает специальные цены с согласованной комиссией;

Net rate – специальная цена без комиссии;

Discount Best Available Rate – зафиксированная скидка от официально опубликованной цены;

Групповая цена – специальная цена на 10 и большее количество номеров. Предполагает штрафные санкции за отмену заезда или уменьшение количества заказанных номеров;

Промо-цена – цена на низкий сезон. Для Москвы, например, это лето и выходные. Может быть, в определенных случаях, ниже корпоративной цены;

Advanced purchase rate – дисконтированная стоимость номера с полной предоплатой или с жесткими штрафными санкциями;

Extended stay – тариф на длительное проживание гостя.

Г-жа Леоненко считает, что в будущем году, как и во время кризиса, отельеры смогут пойти на включение дополнительных услуг (интернет, парковка) в цену для корпоративных клиентов.

По мнению г-жи Леоненко, тренд 2010 года - Discount Best Available Rate - уже не будет столь актуальным. Предоставление корпоративному клиенту фиксированной скидки от опубликованной цены вместо фиксированного тарифа со скидкой применялось, в основном, в период низкого спроса, но спрос уже начал расти. Возможно, такая практика сохранит актуальность по направлениям, где объемы делового туризма небольшие, поездки нерегулярные. В период повышения спроса в 2011 году BAR со скидкой может быть выше фиксированного тарифа со скидкой. Кроме того, такой тариф лишает корпоративного клиента возможности бюджетирования и планирования: если цена превышает лимит, забронировать отель уже нельзя. Неудобство использования BAR со скидкой и в том, что он предполагает формальное участие отеля или цепочки в корпоративной программе, на основе одного единственного показателя: скидки, другие факторы – расположение, уровень услуг уже не принимаются во внимание. Кроме того, клиенту трудно контролировать, действительно ли цена Best Available. Использование фиксированной скидки связано и с большими ожиданиями гостиничной цепочки: требуются очень солидные объемы для получения даже 10-процентного дисконта.

Оксана Леоненко подчеркнула, что сохранение цен уровня 2010 года, к которому так стремятся компании-клиенты, возможно при условии демонстрации лояльности и раннем заключении контрактов. «Лучше подписать контракт и согласовать цены раньше, до конца 2010 года, нежели в 2011 году, когда гостиница уже наберет базу клиентов с максимально низкими ценами». Также эксперт рекомендует компаниям-клиентам расширять портфолио партнеров за счет включения новых отелей: они будут предлагать более конкурентные цены.

Бизнес-тревел: в чем ждать перемен? По мнению Оксаны Леоненко, одной из тенденций будущего года станет частичное или полное снятие корпорациями ограничений на деловые поездки, однако это будет происходить обдуманно и осторожно, со строгим следованием travel-policy. Еще одним отрадным для отельеров фактором будет и постепенный переход к более раннему бронированию корпоративных поездок. Пока большинство мероприятий все еще бронируют за короткий срок. Это связано и с неуверенностью организаторов в размере и доступности бюджета, и со стремлением следовать стратегии last minute booking, к которой компании так привыкли в кризис: получать максимально низкую цену в период падения спроса. К тому же, позднее бронирование минимизирует риски отмены и оплаты штрафов. Но, тем не менее, с возвращением спроса вновь станут актуальными более ранние бронирования. В период повышенного спроса цена early birds ниже. Отели будут стимулировать спрос ограничением сроков бронирования.

Поиск путей экономии в условиях роста цен на гостиничные услуги подведет многие компании к планированию мероприятий в одной и той же цепочке (гостинице). Это предполагает значительные скидки и дополнительные преимущества: гибкий подход при отменах, сокращении участников, переносе дат, возможность получения кредитной линии.

Кроме того, в будущем году, в связи с ростом спроса и повышением цены в ряде регионов, корпоративные клиенты будут «мониторить» новые направления: переносить встречи и форумы из Москвы, например, в Петербург, страны Балтии, регионы России, города Восточной Европы: Варшаву, Будапешт.

Клиенты по-прежнему будут активно использовать программы лояльности для компаний, предусматривающие накопление очков в счет будущей корпоративной поездки, подписываться и отслеживать специальные предложения отелей для корпоративных клиентов. (Элеонора Арефьева, RATA-news H&R)