Как автоматизация превращает MICE из хаотичного взаимодействия в предсказуемый и удобный процесс

Комиссия Российского союза туриндустрии (РСТ) по стартапам каждую неделю выбирает самое интересное из числа молодых технологических проектов по разным направлениям. На этот раз было представлено два проекта – MICEter.com и PJCOM. Экспертами выступили директор по развитию ТГК «Вега Измайлово» Константин Феклисов и исполнительный директор АНО «Проектный офис индустрии организации мероприятий», организатор проекта «День MICE в регионах России» Наталья Евневич.

Платформа для организации мероприятий MICEter.com создавалась, по словам ее основателя Ирины Васильевой, чтобы помочь менеджерам структур MICE и их поставщикам вывести некоторые операции в онлайн: «Чтобы работать было легче, быстрее и эффективнее».

MICEter.com начал работать в 2021 году. В первую очередь была автоматизирована работа MICE-менеджеров, дав возможность клиенту и агентству работать в одном окне, в едином профайле мероприятий. Платформа предлагает полноценное сопровождение с обеих сторон – заказчика и агентства, есть онлайн-сметы с готовыми формулами, агрегатор всех видов event-площадок, каталог поставщиков. За пять лет создано 7 тыс. мероприятий, подключено 50 поставщиков event-услуг, 5 тыс. залов доступно для бронирования. На платформе к сегодняшнему дню зарегистрировано 900 пользователей.

В MICEter.com подсчитали, что с 2022 года рынок корпоративного ивента вырос в два раза – с 53 млрд до 103 млрд рублей. Среднегодовой рост – 23%.

Ирина Васильева отметила главные тренды современного сегмента индустрии делового туризма: постепенная цифровизация креативных отраслей (а MICE относится именно к ним); процессы бизнес-тревел и MICE объединяются, чтобы предоставить корпорациям полный сервис; компании стремятся к прозрачности бюджетов и контролю расходов. К пока еще только формирующимся запросам Васильева отнесла нарастающую популярность готовых решений: «Корпорации готовы покупать стандартный набор услуг за фиксированную цену, при необходимости отдельно оплачивая креатив». Жестче стала оцениваться эффективность мероприятий – развлекательные ивенты все чаще заменяются смысловыми, образовательными или развивающими

MICEter.com готова к нескольким формам сотрудничества. Self Booking – самостоятельный доступ к каталогу с возможностью прямого взаимодействия с площадками. Иными словами, можно использовать платформу как поисковик. Корпоративным заказчикам, скорее всего, будет удобен Manage Service, так как они могут по единому договору с платформой оплачивать любую площадку и получать закрывающие документы. API Enterprise – это интеграция в любые внешние системы с кастомной настройкой. В этом случае платформа всего лишь предоставляет каталог, не вмешиваясь в выстроенную коллегами архитектуру мероприятия.

Монетизация, как отметила Ирина Васильева, происходит с разных сторон. У площадок есть два варианта сотрудничества с MICEter.com – комиссия или абонентская плата. Те, кто берет полный сервис, платят еще и за клиринг платежей. «Полный набор услуг взяли процентов 70 из зарегистрированных у нас агентств, – ответила Васильева на вопрос Натальи Евневич. – Многие ограничиваются поиском площадки, а потом сами все бронируют и оплачивают. Но мы не опечалены этим, так как считаем, что у любого процесса должен быть период адаптации. Изменение сознания происходит не быстро». При этом Ирина Васильева отметила, что уже было событие, полностью сделанное на платформе MICEter.com.

Васильева напомнила о золотом правиле автоматизации – ее должен захотеть, начать проповедовать и внедрять руководитель, но не менеджер, которому легче пойти привычным путем: «Пока мы «развеиваем тучи» в головах руководителей, которые пока еще не совсем верят в то, что процесс MICE можно автоматизировать. Еще нет понимания, насколько это удобно и эффективно».

Константина Феклисова интересовало, есть ли у MICEter.com такой функционал, как удовлетворенность событием. По его мнению, это именно та метрика, которая волнует и площадку, поскольку положительная оценка позволяет повысить рейтинги, и заказчика, и участников события.

«Есть – функция «Отзывы и рейтинг» с восемью критериями оценки, – ответила Васильева. – Однако менеджеры еще далеки от того, чтобы искренне и подробно рассказывать, как у них все прошло. Но возможность такая есть». Она надеется, что этот инструментарий все-таки заработает в скором времени, так как «это очень хорошая возможность понять, чего стоит поставщик с точки зрения предоставления услуг».

Компания PJCOM - резидент наукограда «Сколково», позиционируется в качестве технологического партнера участников MICE-рынка. Продукция предназначена для отделов продаж, коммерческих, маркетинговых и event-департаментов гостиниц, ресторанов, агентств, конференц-залов и спортивных арен.

Основатель и CEO компании Евгений Пашков презентовал два основных продукта: систему мониторинга деловых мероприятий MICEsearch и принцип схематичной визуализации мероприятий PJCOM.Space как сервис по созданию удобных цифровых интерактивных планов.

MICEsearch позволяет в режиме реального времени увидеть, какие мероприятия проводят компании в разных местах города – где площадку арендовали, что организовали, сколько человек посетили, сколько дней проходило. Этот инструмент позволяет ответить, как минимум, на три вопроса. Первый – какие новые компании появились на рынке, а значит кому можно продать площадку. Ежегодно появляется 15-20% новых заказчиков. Не зная их, можно упустить значительный объем потенциальной выгоды. Второй – кто ушел. Если «постоянные» заказчики проводят мероприятия на стороне, можно отследить, к кому из конкурентов они ушли и что заказывают. Третий – какие мероприятия проходят в городе. Можно узнать компании из какой сферы деятельности постоянно арендуют залы, какой объем площади выбирают, какого типа мероприятия организуют.

Изыскания PJCOM показывают, что Москва, по данным на сентябрь, приросла по количеству проведенных мероприятий к прошлому году на 5,3%. Всего же за год прогнозируется прирост на уровне 3-4%. При этом загрузка во всех регионах упала: Москва – минус 1,3%, Санкт-Петербург – минус 1%, Сочи – минус 7%. Первоисточником данных, по словам Пашкова, является собственное полевое исследование, то есть посещение объекта сотрудником компании: «Мы «сломанные» айтишники, площадки проходим своими ногами. Наша автоматизация стоит на человеческом труде».

PJCOM.Space позволяет показать заказчику как будет выглядеть его мероприятие. Больше никаких сложных чертежей в PowerPoint, никаких недопониманий с клиентом, траты часов на ручное редактирование схем. Полная автоматизация задач – расстановка мебели в один клик, ответы на любые запросы за минуту, мгновенный доступ к планам для клиентов. Полезность этой услуги отметила Наталья Евневич, рассказав, что чаще всего отели предоставляют только фотографии своих площадок и с клиентом приходится вручную рисовать, например, план рассадки участников.

Евгений Пашков подчеркнул – и мониторинг мероприятия, и система визуализации прошли процесс импортозамещения.

Новые направления определяют тот путь, которого компания собирается придерживаться в ближайшем будущем. PJCOM планирует стать инструментом для системного подхода к управлению b2b продажами. «Сейчас с крупными отельными сетями пилотируем нашу систему RFP (Request for Proposal), которая используется в тендерных и аукционных процессах и обеспечивает скорость и прозрачность согласования на всех этапах», – отметил Евгений Пашков. Он добавил, что ими агрегируется полная информация о площадке, а это и допуслуги, и номерной фонд, и оборудование, и питание, и залы. Все это собирается в едином ключе, что позволяет отелю делать рынку исключительные и индивидуальные предложения.

«Варятся», по его выражению, внутри компании и инструменты ИИ, которые позволят расшифровать запрос и понять, что хочет заказчик.

Вывод, предложенный Евгением Пашковым, звучит так: «Диджитализация пути клиента в MICE – это не тренд, это необходимость. Автоматизированные системы превратят хаотичное взаимодействие с клиентом в предсказуемый, прозрачный и удобный процесс».

Любовь Булгакова